Der BriefButler ist eine integrierte Software-Lösung, mit der Sie Ihren Briefversand einfacher und effizienter machen können.
Zu den Services zählt das Versenden und Empfangen von unterschiedlichen Dokumenten, von Rechnungen, Lohnabrechnungen bis zu Bescheiden – digital oder in Papierform.
Der BriefButler steht Ihren Einwohnerinnen und Einwohnern rund um die Uhr, ortsunabhängig zur Verfügung.
Bei der dualen Zustellung mit dem BriefButler wird immer versucht, digital zuzustellen, um Kosten von Papier und Porto zu vermeiden. Erfolgt keine digitale Abholung, oder ist der Empfänger digital nicht erreichbar, wird die herkömmliche postalische Zustellung automatisch eingeleitet. Mit dem BriefButler müssen Sie nie wieder über Ihre Post nachdenken.
Case Study BriefButler – Stadt Wien
Situation
In den mehr als achtzig Dienststellen des Magistrats, die über das gesamte Wiener Stadtgebiet verteilt sind, werden zum Teil behördliche, zum überwiegenden Teil jedoch privatwirtschaftliche Aufgaben wahrgenommen. In erster Linie handelt es sich dabei um Serviceleistungen für die Einwohnerinnen und Einwohner. Im bestehenden Prozess war vorgesehen, dass alle verwaltungsrelevanten Dokumente über den physischen Postweg verschickt werden sollten. Dies bedeutete für die Mitarbeiter, dass sie täglich viel Zeit für die Aussendungen aufwenden mussten.
Lösung „Smart City Wien“
Mit dem BriefButler können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Magistrate nun täglich tausende Dokumente elektronisch oder physisch und mit höchstem Sicherheitsstandard versenden. Der BriefButler bietet eine nahtlose Integration an die bestehenden Verwaltungssoftware und schont, neben der enormen Zeit- und Kostenersparungen, vor allem auch die Umwelt. Darüber hinaus können die Einwohnerinnen und Einwohner die Sendungen der Stadt Wien (Rechnungen, Lastschriften, Bescheide, etc.) bequem auf dem Smartphone, Tablet oder PC empfangen – jederzeit und überall.
Was war zu tun?
Versender*Innen
• Freischaltung des „Moduls“ BriefButler – DUALE Zustellung durch den Gemeindesoftware-Hersteller
• Einrichten BriefButler-Versand-Profil und Testversand, sowie Testdruck bei VSG
Empfänger*Innen
• Information mit der Aufforderung zur Registrierung beim BriefButler
• Sie registrieren einfach Ihre gewohnte E-Mail-Adresse als digitale Zustelladresse. An diese schicken wir Ihnen eine Benachrichtigung, sobald Post für Sie da ist. Mit dieser Benachrichtigung erhalten Sie einen computergenerierten Einmal-Code. Mit diesem Code können Sie Ihre Sendung einfach und bequem empfangen.
Weiterer Vorteil
• Empfänger*Innen müssen sich nicht zwingend beim BriefButler registrieren, um BriefButler-Sendungen empfangen zu können! Diese Entscheidung überlassen wir den Versender*Innen.
Ihr Ansprechpartner bei hpc DUAL (Schweiz) AG
Boris Jevremovic – Key Account Manager – boris.jevremovic@hpcdual.com – +41 79 866 90 80
