Vor rund neun Monaten hat die Gemeinde Reinach ihre Dokumentenverwaltung umgestellt auf ein System der elektronischen Dokumentenverwaltung. Der Stellvertretende Gemeindeschreiber Luca Zanatta gibt Auskunft über die Erfahrungen seiner Gemeinde:
Herr Zanatta, was war der konkrete Auslöser für die Umstellung?
Bereits vor mehr als 15 Jahren hat die Gemeinde Reinach ohne den Einsatz einer GEVER-Lösung begonnen, sämtliche Sitzungsdokumente in digitaler Form abzulegen. Dies hat verschiedene Vereinfachungen mit sich gebracht. Es fehlte jedoch eine digitale Geschäftskontrolle sowie ein Tool zur Dokumenten- und Sitzungsverwaltung. Es war folglich immer absehbar, dass die Gemeinde Reinach auf eine elektronische Geschäftsverwaltung umstellen wird. Der Beginn einer neuen Amtsperiode schien uns dafür der ideale Zeitpunkt zu sein.
Welches sind die Erfahrungen, die Sie bei der Umstellung auf das System eGeKo gemacht haben?
Die Gemeinde Reinach arbeitet nun seit 9 Monaten mit der elektronischen Geschäftsverwaltung «eGeKo». Die gemachten Erfahrungen sind durchwegs positiv. Aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche von eGeKo hat der Umstieg von der physischen zur digitalen Dokumenten- und Geschäftsverwaltung einfach geklappt. Der Sitzungsprozess konnte effizienter und moderner gestaltet werden. Es besteht nun die Möglichkeit, von jedem Ort und von jedem Gerät aus auf die Sitzungsunterlagen zuzugreifen. Dies ist vor allem auch für unsere Gemeinderatsmitglieder von grossem Vorteil, da sie sich neu zeit- und ortsunabhängig für die Sitzung vorbereiten können.
Welches sind die weiteren Pläne der Gemeinde in Sachen Digitalisierung? Bekanntlich ist das ja ein weites Feld.
Nachdem die Gemeindekanzlei und der Gemeinderat gute Erfahrungen mit eGeKo gemacht haben, sehen wir vor, in den nächsten Monaten die restliche Verwaltung an das System anzubinden. Dies soll die Zusammenarbeit unter den Abteilungen weiter vereinfachen. Zudem werden wir im kommenden Jahr auf den digitalen Kreditorenprozess umstellen und unsere Website einem Redesign unterziehen. Dabei möchten wir möglichst stark das kantonale Smart Service Portal berücksichtigen.
Vielen Dank für das Gespräch.
